Import danych użytkowników z CSV

Import CSV ustawia zapisane wartości dla wielu osób naraz, pod adresem app.signature.cat/data/import albo przez Import z CSV na stronie Dane. Plik jest sprawdzany, zanim cokolwiek zostanie zapisane, a cały import działa w trybie wszystko-albo-nic. Najpierw włącz funkcję - zobacz Nadpisania danych użytkowników.

Kiedy go używać

Użyj importu, gdy masz do skonfigurowania dziesiątki albo setki osób, zwykle prosto z eksportu z systemu HR. Dla jednej osoby szybszy jest edytor per użytkownik, który od razu odświeża jej podpis.

Import dotyka wyłącznie adresów wymienionych w pliku. Wszyscy pozostali zachowują to, co mają, łącznie z osobami bez żadnych zapisanych danych.

Plik

Zacznij od Pobierz wzorcowy CSV na stronie importu - zawiera wiersz nagłówka i jeden przykładowy wiersz:

email,firstname,lastname,jobtitle,department,photo,address,phone
jane.doe@yourcompany.com,Jane,Doe,Senior Account Manager,Sales,https://yourcompany.com/photos/jane.jpg,"Main Street 1, 00-001 Warsaw",+48 600 000 000

Format to zwykły CSV: rozdzielany przecinkami, jeden wiersz nagłówka, wartości z przecinkiem w środku ujęte w cudzysłowy (cudzysłów wewnątrz cytowanej wartości jest podwajany), końce linii LF albo CRLF, UTF-8.

email jest wymagany w każdym pliku. Identyfikuje osobę, której wpis zastępuje dany wiersz, i musi być jej głównym adresem w Workspace - nie jest nadpisaniem zmiennej {{email}} ani nie trafia do żadnego podpisu. Aliasy nie są tu rozwiązywane, więc wiersz z aliasem nigdy nie dotrze do podpisu tej osoby.

Dodaj co najmniej jedną kolumnę danych. Każda z nich ustawia pole o tej samej nazwie na ekranie Dane:

Kolumna	Ustawia	Limit
`firstname`	Imię, `{{firstname}}`	120 znaków
`lastname`	Nazwisko, `{{lastname}}`	120 znaków
`jobtitle`	Stanowisko, `{{jobtitle}}`	200 znaków
`department`	Dział, `{{department}}`	200 znaków
`photo`	URL zdjęcia, `{{photo}}`	2048 znaków, tylko link `https://`
`address`	Adres, `{{address}}`	300 znaków
`phone`	Telefon, `{{phone}}`	60 znaków

Kolumny mogą występować w dowolnej kolejności, ale każdy nagłówek musi być jedną z powyższych nazw i żadna nie może pojawić się dwa razy.

Co robi wiersz

Wiersz zastępuje całe zapisane nadpisanie danej osoby - to nie jest aktualizacja częściowa:

wypełniona komórka zapisuje swoją wartość;
pusta komórka oznacza "użyj katalogu" i czyści wartość zapisaną dla tego pola;
kolumna pominięta w nagłówku również jest czyszczona, dla każdego adresu z pliku;
wiersz z samym adresem i bez żadnych wartości usuwa nadpisanie tej osoby w całości;
osoby spoza pliku nigdy nie są dotykane.

Plik z samymi kolumnami email i phone wyczyści więc wszystkie pozostałe zapisane pola wymienionych osób. Wyeksportuj to, co już masz, albo wypisz każdą kolumnę, którą chcesz zachować.

Limity

Do 2000 wierszy danych i 1 MB na plik. Większe pliki są odrzucane jeszcze przed wysyłką - podziel dane na kilka plików i zaimportuj je jeden po drugim.

Wgraj, sprawdź, potwierdź

Nic nie jest zapisywane, dopóki nie potwierdzisz podglądu:

Wgranie. Wskaż plik przyciskiem Wybierz plik CSV. Zostanie od razu sparsowany i sprawdzony.
Sprawdź przed importem. Dostajesz podsumowanie (ile wierszy, ile nowych, ile aktualizuje istniejący wpis) i tabelę wierszy oznaczonych jako Nowy albo Aktualizacja, ze słowem "katalog" wszędzie tam, gdzie komórka wyczyści wartość. Bardzo długie pliki pokazują tylko pierwsze wiersze; importowane są wszystkie.
Potwierdzenie. Kliknij Importuj wiersze: N. Dopiero teraz cokolwiek jest zapisywane. Ekran wyniku raportuje, ile wpisów zapisano i ile wpisów usunęły puste wiersze.

Jeden zły wiersz odrzuca cały plik

Import działa w trybie wszystko-albo-nic: jeśli walidacji nie przejdzie którykolwiek wiersz albo sam plik, nic nie zostaje zapisane i żaden wpis się nie zmienia. Popraw plik i wgraj go ponownie.

Problemy z pojedynczym wierszem:

Co mówi aplikacja	Przyczyna i rozwiązanie
"Adres e-mail jest niepoprawny."	Komórka `email` nie jest składniowo poprawnym adresem.
"Ten e-mail występuje w pliku więcej niż raz."	Ten sam adres jest wypisany dwa razy. Połącz wiersze w jeden - wiersz zastępuje cały wpis, więc drugi po cichu by wygrał.
"Wiersz ma inną liczbę komórek niż nagłówek."	Zwykle przecinek poza cudzysłowami wewnątrz wartości. Ujmij takie wartości w cudzysłowy.
"Wiersz zawiera znaki sterujące (np. łamanie linii w wartości)."	Wartości muszą być jednoliniowym zwykłym tekstem. Usuń łamania linii i tabulatory, także wewnątrz cytowanych komórek.
"Wartość jest niepoprawna dla swojej kolumny."	Wartość jest dłuższa niż powyższy limit albo komórka `photo` nie jest linkiem `https://`.

Problemy, które odrzucają cały plik:

Co mówi aplikacja	Przyczyna i rozwiązanie
"Plik nie ma wierszy z danymi."	Plik zawiera tylko nagłówek.
"Brakuje kolumny email."	Dodaj wymaganą kolumnę `email`.
"Dodaj co najmniej jedną kolumnę danych poza email."	Sam plik z adresami niczego nie robi.
"Nieznana kolumna w nagłówku."	Akceptowane jest tylko osiem udokumentowanych nazw kolumn, pisanych dokładnie tak samo.
"Kolumna występuje w nagłówku dwa razy."	Usuń duplikat.
"Plik ma ponad 2000 wierszy danych."	Podziel plik.
"Cudzysłów w wartości nie został domknięty - sprawdź cytowanie."	Otwierający cudzysłów nie ma zamykającego - często przez zabłąkany cudzysłów w adresie.

Po imporcie

Zaimportowane wartości trafiają do skrzynek przy najbliższej codziennej synchronizacji. Aby zastosować je wcześniej, użyj Synchronizuj podpisy teraz na ekranie wyniku - uruchamia synchronizację podpisów od razu. Przycisk jest opcjonalny; pominięcie go po prostu zostawia zmianę codziennej synchronizacji. Jeśli synchronizacja już trwa, aplikacja o tym powie, a to, czego ten przebieg nie obejmie, zastosuje kolejny.

W odróżnieniu od zapisu jednej osoby na stronie Dane, import sam z siebie nie odświeża podpisów - właśnie dlatego jest ten przycisk.

Powiązane: Nadpisania danych użytkowników, Zmienne szablonów, Logi.