Nadpisania danych użytkowników
Zakładka Dane pozwala zapisać własną wartość dla pojedynczej osoby i użyć jej w podpisach zamiast tego, co zwraca katalog Google. Funkcja jest wyłączona, dopóki nie włączy jej Admin, obejmuje te same dziewięć osobowych zmiennych, których używają Twoje szablony, i nigdy niczego nie zapisuje z powrotem do Google. Strona to app.signature.cat/data, tylko dla poziomu Admin.
Kiedy używać nadpisań
Używaj nadpisań tam, gdzie braku nie da się szybko naprawić u źródła. Poprawienie danych w Google pozostaje zalecaną drogą i mówi o tym sam ekran zgody: Najpierw katalog - nadpisania później. Najlepszym miejscem na dane pracowników jest sam katalog Google (w konsoli administracyjnej Google: Katalog, Użytkownicy, wybierz osobę, Informacje o użytkowniku). Dane trzymane tam trafiają do podpisów automatycznie, bez żadnych nadpisań, i korzysta z nich każde inne narzędzie Workspace.
Dobre powody, by mimo wszystko nadpisać:
- stanowisko albo dział jest dziś błędne, a proces, który za nie odpowiada, nie zostanie naprawiony w tym tygodniu;
- współpracownik nie ma w katalogu numeru telefonu, a w podpisie musi go mieć;
- jedna osoba ma występować w mailu pod preferowanym imieniem, ale nie w rekordzie katalogu.
Późniejsze poprawienie rekordu w katalogu zawsze jest bezpieczne: przełącz pole z powrotem na wartość z katalogu, a nadpisanie zniknie.
Włączanie
Nic nie jest zapisywane, dopóki funkcji nie włączy Admin. Otwórz Dane i przeczytaj ekran zgody Przechowywać dane do podpisów dla wybranych osób?, który w sekcji Co i kiedy przechowujemy mówi:
- nic nie jest zapisywane, dopóki nie włączysz funkcji - a potem wyłącznie wartości, które sami wpiszecie, tylko dla nadpisanych osób;
- każda zmiana ląduje w dzienniku audytu (kto, kiedy i które pola - nigdy wartości);
- wyłączenie funkcji trwale usuwa wszystkie zapisane wartości, a osoby usunięte z Workspace są czyszczone automatycznie.
Kliknij Włącz i przechowuj dane, aby ją uruchomić. Do tego momentu ekrany danych niczego nie przechowują, a funkcja nie wykonuje żadnych zapytań do katalogu.
Strona Dane wymaga zweryfikowanego połączenia z Workspace; jeśli kreator konfiguracji nie jest dokończony, trafisz najpierw na Domain-Wide Delegation.
Pola, które możesz nadpisać
Dziewięć pól, po jednym na każdą zmienną osobową. Zapisana wartość wygrywa z wartością z katalogu na każdej ścieżce renderowania - podgląd w edytorze, testowe zastosowanie, ręczne zastosowanie i codzienna synchronizacja - więc to, co pokazuje edytor, trafia do skrzynek. Pole, którego nie ruszysz, zachowuje wartość z katalogu.
| Pole | Zmienna | Wartość z katalogu | Limit |
|---|---|---|---|
| Imię | {{firstname}} | Imię z katalogu | 120 znaków |
| Nazwisko | {{lastname}} | Nazwisko z katalogu | 120 znaków |
| E-mail (wyświetlany) | {{email}} | Główny adres e-mail | 320 znaków, musi być poprawnym adresem |
| Domena (wyświetlana) | {{domain}} | Część domenowa adresu głównego | 253 znaki, sama domena, na przykład yourcompany.com |
| Stanowisko | {{jobtitle}} | Stanowisko z głównego wpisu organizacji użytkownika | 200 znaków |
| Dział | {{department}} | Dział z tego samego wpisu | 200 znaków |
| URL zdjęcia | {{photo}} | Zdjęcie profilowe z katalogu | 2048 znaków, tylko link https:// |
| Adres | {{address}} | Główny adres użytkownika, sformatowany | 300 znaków |
| Telefon | {{phone}} | Pierwszy niepusty z: służbowy, komórkowy, domowy | 60 znaków |
Dwie dodatkowe reguły warte zapamiętania:
- URL zdjęcia przyjmuje publiczny link
https://do obrazka, który hostujesz sam - SignatureCat nie hostuje zdjęć pracowników. - Gdy podpis jest zapisywany na aliasie send-as,
{{email}}i{{domain}}podążają za adresem aliasu, nawet jeśli masz dla tej osoby zapisane nadpisanie; wszystkie pozostałe pola zachowują swoje nadpisania. Zobacz Tryby aliasów.
Nadpisanie dla jednej osoby
- Na stronie Dane zacznij pisać w polu Znajdź użytkownika - wystarczy jeden znak. Wyniki pochodzą na żywo z katalogu Twojego Workspace; puste wyszukiwanie celowo nie zwraca nic, dzięki czemu strona nigdy nie wypisuje całego Workspace.
- Wybierz osobę z wyników. Otworzy się edytor, w którym każde pole pokazuje aktualną wartość z katalogu, tylko do odczytu, oznaczoną ikoną chmury.
- Kliknij ikonę obok pola, aby przełączyć je z Użyj wartości z katalogu na Nadpisz to pole, i wpisz swoją wartość. Tryb katalogu jest domyślny dla każdego pola, a przełączenie pola z powrotem na niego usuwa zapisaną wartość przy zapisie.
- Jeśli dane są błędne u źródła, skorzystaj z Edytuj tę osobę w konsoli Google - otwiera profil tej osoby w Google.
- Kliknij Zapisz dane.
Po zapisie aplikacja mówi, co stało się ze skrzynką:
| Co mówi aplikacja | Co to znaczy |
|---|---|
| "Zapisano. Podpis jane@yourcompany.com odświeży się za chwilę." | Jednorazowe odświeżenie podpisu tej osoby zostało zakolejkowane. |
| "Zapisano, ale jane@yourcompany.com nie ma przypisanego podpisu - nic nie zostało zastosowane w skrzynce." | Osoba nie pasuje do żadnego przypisania i nie dokonała wyboru self-service, więc nie ma czego odświeżać. |
| "Zapisano. Zmiana wejdzie w życie przy najbliższej synchronizacji podpisów." | Nic nie dało się teraz zakolejkować; zmianę podchwyci codzienna synchronizacja. |
Każda nadpisana osoba trafia na listę Osoby z nadpisanymi danymi, wraz z polami, które mają wartość, datą i kolumną Ostatnia zmiana (Administrator, Self-service albo Import CSV). Ta lista pochodzi z własnej bazy danych SignatureCat i nie wykonuje żadnych zapytań do Google.
Dla dziesiątek lub setek osób naraz użyj Import z CSV - zobacz Import danych użytkowników z CSV.
Usuwanie nadpisania
Wyczyszczenie wszystkich pól danej osoby usuwa jej zapisany wpis:
- w edytorze Wróć do danych z katalogu usuwa wszystkie zapisane wartości naraz;
- na liście to samo robi Usuń nadpisanie w wierszu;
- zapisanie osoby, której wszystkie pola wróciły do trybu katalogu, również usuwa wpis.
Nie da się wymusić pustej wartości: puste nadpisanie zawsze oznacza "użyj katalogu". Jeśli podpis ma całkowicie ukrywać brakujące pole, zamknij tę linię w bloku warunkowym.
Osobę, której już nie ma w Twoim Workspace, wciąż możesz wyczyścić ręcznie - edytor mówi "Ten użytkownik nie istnieje już w Twoim Workspace." i proponuje Usuń nadpisanie teraz. Automatyczne czyszczenie i tak usunęłoby ten wpis.
Pozwól ludziom uzupełnić własne dane
Włącz przełącznik Edycja self-service na stronie Dane, aby pozwolić użytkownikom wpisywać własne wartości na stronie Mój podpis. Pod adresem app.signature.cat/self-service pojawi się wtedy przycisk Moje dane do podpisu, który otwiera Uzupełnij swoje dane - ten sam edytor per pole, z Zapisz moje dane i Użyj danych z katalogu.
- Skorzysta z niego każdy poziom dostępu od Self-service wzwyż, i zawsze tylko na własnym rekordzie.
- Ich wpisy pojawiają się na Twojej liście z wartością Self-service w kolumnie Ostatnia zmiana, obok adresu osoby, która je zapisała.
- Każdy z nich możesz nadpisać albo usunąć; zapis administratora zmienia źródło wpisu na Administrator.
- Każda zmiana self-service ląduje w dzienniku audytu tak samo jak Twoja.
Więcej o stronie Mój podpis: Self-service.
Kto co może
Zakładka Dane jest tylko dla poziomu Admin, tak jak Zarządzanie dostępem. Wszyscy pozostali mogą co najwyżej edytować własny rekord.
| Kto | Co może zrobić |
|---|---|
| Admin | Włączyć i wyłączyć funkcję, nadpisać dowolną osobę, zaimportować CSV, otworzyć lub zamknąć edycję self-service. |
| Poziom Self-service i wyżej | Edytować wyłącznie własne wartości i tylko wtedy, gdy funkcja jest włączona, a edycja self-service otwarta. |
Wyłączanie
Sekcja Wyłącz i usuń na dole strony Dane usuwa wszystko. Kliknij Wyłącz nadpisywanie danych, a następnie w oknie Usunąć wszystkie zapisane dane? wykonaj Przepisz domenę Workspace, aby potwierdzić i kliknij Usuń wszystko i wyłącz.
Wszystkie zapisane wartości Twojego workspace znikają natychmiast, a edycja self-service wyłącza się razem z funkcją. Podpisy wracają do danych z katalogu przy najbliższym zastosowaniu.
Strona Dane pozostaje dostępna nawet wtedy, gdy subskrypcja wygasła, więc wyłącznik masz zawsze pod ręką.
Cykl życia i prywatność
- Wpisy istnieją tylko dla osób, które ktoś faktycznie nadpisał - SignatureCat nigdy nie kopiuje Twojego katalogu.
- Zawieszeni użytkownicy zachowują swoje zapisane wartości.
- Osoby usunięte z Twojego Workspace mają wpisy usuwane automatycznie, raz dziennie.
- Usunięcie konta SignatureCat usuwa razem z nim wszystkie zapisane wartości.
- Każda zmiana trafia do dziennika audytu z informacją kto, kiedy i które pola - nigdy z samymi wartościami.
- Wyłączenie funkcji usuwa wszystko, natychmiast.
Wiążące dokumenty i podsumowanie prywatności znajdziesz na stronie Kwestie prawne.