SignatureCat
Polityka Prywatności Signature.Cat
Wersja 1.2 - obowiązuje od dnia 02.08.2026
Wersja polska niniejszego dokumentu jest wersją wiążącą prawnie. Wersje angielska, niemiecka i francuska są tłumaczeniami automatycznymi udostępnianymi wyłącznie w celach informacyjnych i mogą zawierać błędy; w przypadku rozbieżności rozstrzyga wersja polska.
1. Administrator danych i kontakt
Administratorem danych osobowych w zakresie opisanym w niniejszej Polityce jest Tomasz Piasecki, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą SystemAdmin Tomasz Piasecki, ul. Aleje Jerozolimskie 190, 02-486 Warszawa, NIP 1231455439 (dalej: „my", „Usługodawca").
Kontakt we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych: contact@signature.cat.
2. Zakres dokumentu
Polityka dotyczy:
- aplikacji app.signature.cat (usługa Signature.Cat - centralne zarządzanie sygnaturami Gmail w Google Workspace, dalej: „Usługa"),
- strony informacyjnej signature.cat wraz z podstronami językowymi,
- hostingu obrazków sygnatur (adresy udostępniane przez Usługodawcę oraz subdomeny skonfigurowane przez Klientów),
- korespondencji prowadzonej z nami (e-mail, zgłoszenia, reklamacje).
Usługa jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców (B2B). Pojęcia pisane wielką literą mają znaczenie nadane w Regulaminie (https://signature.cat/terms).
3. Dwie role: administrator i podmiot przetwarzający
W zależności od kategorii danych występujemy w jednej z dwóch ról:
a) Administrator danych - w odniesieniu do:
- danych Użytkowników logujących się do Usługi (osób działających w imieniu Klienta),
- danych rozliczeniowych i kontaktowych Klienta,
- danych osób odwiedzających stronę signature.cat,
- danych osób kontaktujących się z nami.
b) Podmiot przetwarzający (procesor) - w odniesieniu do danych osobowych pracowników i współpracowników Klienta, przetwarzanych w ramach Usługi na polecenie Klienta. Administratorem tych danych jest Klient. Przetwarzanie polega na:
- odczycie danych z katalogu użytkowników Google Workspace Klienta (imię, nazwisko, adres e-mail wraz z aliasami, stanowisko, dział, numery telefonów, adres, adres URL zdjęcia profilowego) wyłącznie na bieżąco, w chwili podglądu lub wdrażania sygnatury - wartości te nie są przez nas przechowywane po zakończeniu operacji;
- przechowywaniu wartości pól sygnatury wprowadzonych przez Klienta w ramach funkcji Dane użytkowników - funkcji opcjonalnej, domyślnie wyłączonej, uruchamianej samodzielną decyzją administratora Klienta (opis niżej);
- zapisie wyrenderowanej sygnatury w ustawieniach Gmail danego użytkownika (sygnatura pozostaje w środowisku Google Klienta);
- odczycie sygnatury zapisanej w ustawieniach Gmail danego użytkownika - automatycznie po każdym wdrożeniu oraz na żądanie osoby upoważnionej przez Klienta (opis niżej);
- krótkotrwałym przechowywaniu adresów e-mail objętych wdrożeniem w historii zadań (30 dni, na potrzeby raportu z wdrożenia);
- przechowywaniu treści, które Klient samodzielnie umieści w szablonach sygnatur lub obrazkach.
Dane użytkowników (wartości wprowadzane przez Klienta). Funkcja jest domyślnie wyłączona i do jej uruchomienia konieczna jest wyraźna decyzja administratora Klienta. Po włączeniu przechowujemy w naszej bazie danych wartości pól sygnatury dotyczące osób wskazanych przez Klienta: imię, nazwisko, wyświetlany adres e-mail, wyświetlaną domenę, stanowisko, dział, adres URL zdjęcia, adres i numer telefonu, wraz z informacją, kto i kiedy wprowadził ostatnią zmianę. Wartości wprowadza administrator Klienta, sam użytkownik (jeżeli Klient na to zezwoli) albo import pliku CSV; zastępują one dane z katalogu Google Workspace wyłącznie na potrzeby renderowania sygnatury. Wpis istnieje tylko dla osób, dla których Klient wprowadził co najmniej jedną wartość. Wyłączenie funkcji przez Klienta trwale usuwa wszystkie przechowywane wartości, a wpisy osób usuniętych z Google Workspace Klienta kasujemy automatycznie (pkt 8). W dzienniku audytu odnotowujemy, kto, kiedy i które pola zmienił - nigdy same wartości.
Odczyt zapisanej sygnatury. Google może samodzielnie zmodyfikować sygnaturę przy zapisie, dlatego po każdym wdrożeniu sprawdzamy, jaką treść sygnatury zapisał Gmail. Ten sam odczyt jest dostępny na żądanie osoby upoważnionej przez Klienta (podgląd sygnatury aktualnie ustawionej w skrzynce wskazanego użytkownika). Treść odczytanej sygnatury nie jest przez nas przechowywana ani buforowana - prezentujemy ją wyłącznie w przeglądarce osoby wykonującej odczyt. W dzienniku audytu odnotowujemy adres sprawdzanej skrzynki, moment odczytu i długość sygnatury.
Powierzenie przetwarzania reguluje umowa powierzenia (DPA), zawierana wyłącznie w języku angielskim - jej zawarcie następuje na wniosek Klienta skierowany na contact@signature.cat. Pełna lista dalszych podmiotów przetwarzających (podprocesorów) udostępniana jest Klientom w ramach DPA oraz na żądanie.
4. Kategorie przetwarzanych danych (jako administrator)
Dane konta Użytkownika - pozyskiwane z Google podczas logowania (Google OAuth): identyfikator konta Google, adres e-mail, imię i nazwisko, adres URL zdjęcia profilowego, domena Workspace; a ponadto nadany Poziom dostępu i rola w Koncie.
Dane rozliczeniowe - adres e-mail do rozliczeń (przechowywany w Usłudze); nazwa firmy, adres rozliczeniowy, numer NIP/VAT ID oraz dane karty płatniczej podawane są w formularzach operatora płatności i przechowywane wyłącznie przez tego operatora - nie mamy dostępu do danych kart.
Treści Konta - szablony sygnatur (HTML), konfiguracja przypisań, obrazki (logo, banery) wraz z adresami URL. Obrazki wykorzystywane w sygnaturach są publicznie dostępne pod swoimi adresami URL (są widoczne dla odbiorców wiadomości e-mail).
Dziennik audytu - zapis działań wykonanych w Koncie: rodzaj akcji, identyfikator Użytkownika, znacznik czasu oraz metadane zdarzenia (mogą obejmować adres e-mail Użytkownika). Dziennik audytu nie zawiera adresów IP ani informacji o przeglądarce.
Dane techniczne - adres IP jest przetwarzany wyłącznie ulotnie (w pamięci) na potrzeby limitowania ruchu i ochrony przed nadużyciami - nie zapisujemy adresów IP w bazie danych. Standardowe logi techniczne infrastruktury hostingowej (w tym logi HTTP) przetwarzane są w ramach platformy hostingowej w celach diagnostycznych.
Komunikacja - wiadomości e-mail wysyłane przez nas (powiadomienia o zdarzeniach konta, okresie próbnym, płatnościach, dostępach) zawierają adres e-mail odbiorcy, jego imię i nazwisko lub nazwę oraz informacje o zdarzeniu; korespondencja przychodząca przetwarzana jest w celu obsługi sprawy.
Rejestr Okresów Próbnych - domena Workspace i data wykorzystania okresu próbnego (bez danych osób fizycznych), prowadzony w celu zapobiegania nadużyciom; wpis pozostaje skuteczny również po usunięciu Konta.
Strona signature.cat - preferencja językowa (cookie) oraz - po wyrażeniu zgody - dane statystyczne Google Analytics (pkt 11).
5. Cele przetwarzania i podstawy prawne
| Cel | Podstawa prawna (RODO) |
|---|---|
| Zawarcie i wykonanie Umowy: prowadzenie Konta, świadczenie funkcji Usługi, Okres Próbny, powiadomienia transakcyjne | art. 6 ust. 1 lit. b |
| Obsługa płatności i rozliczeń (w tym przekazanie danych operatorowi płatności) | art. 6 ust. 1 lit. b |
| Realizacja obowiązków podatkowych i księgowych | art. 6 ust. 1 lit. c |
| Bezpieczeństwo Usługi i zapobieganie nadużyciom: limitowanie ruchu, sanityzacja treści, dziennik audytu, rejestr Okresów Próbnych, wewnętrzne powiadomienia o zdarzeniach na kontach | art. 6 ust. 1 lit. f (prawnie uzasadniony interes: ochrona Usługi i klientów) |
| Obsługa zgłoszeń, pytań i reklamacji | art. 6 ust. 1 lit. b lub f |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f |
| Statystyka odwiedzin strony signature.cat (Google Analytics) | art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda) |
Podanie danych konta i danych rozliczeniowych jest dobrowolne, ale niezbędne do korzystania z Usługi. Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne. Danych nie wykorzystujemy do trenowania modeli sztucznej inteligencji.
6. Odbiorcy danych i podprocesorzy
Dane przekazujemy wyłącznie podmiotom wspierającym świadczenie Usługi, w zakresie niezbędnym do ich zadań. Korzystamy z następujących kategorii dostawców:
| Kategoria | Zakres danych | Lokalizacja przetwarzania |
|---|---|---|
| Dostawca hostingu aplikacji i bazy danych | wszystkie dane Usługi | UE (Amsterdam) |
| Dostawca usług sieciowych, CDN i magazynu obrazków | ruch sieciowy, obrazki Klientów | magazyn obrazków: jurysdykcja UE; sieć: globalna infrastruktura brzegowa |
| Dostawca usług chmurowych (zarządzanie sekretami, archiwum dziennika audytu) | klucze techniczne kont serwisowych, archiwum audytu | archiwum: region UE; sekrety: replikacja wieloregionowa |
| Operator płatności (certyfikacja PCI-DSS Level 1) | dane rozliczeniowe, dane kart (wyłącznie u operatora) | UE/USA |
| Dostawca e-maili transakcyjnych | adres e-mail odbiorcy, imię i nazwisko lub nazwa, treść powiadomienia | UE/USA |
| Google (usługi i interfejsy API Google Workspace) | logowanie OAuth, operacje w Workspace Klienta | zgodnie z konfiguracją Workspace Klienta |
| Narzędzia komunikacji wewnętrznej zespołu (powiadomienia operacyjne) | zdarzenia dotyczące kont (m.in. domena Workspace i adres e-mail administratora Klienta) | UE/USA |
Pełną, imienną listę podprocesorów wraz z rolami udostępniamy Klientom w ramach DPA oraz na żądanie (contact@signature.cat). Dane mogą być ponadto udostępnione podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. organom publicznym) oraz doradcom prawnym i księgowym Usługodawcy w niezbędnym zakresie.
7. Przekazywanie danych poza EOG
Podstawowa infrastruktura Usługi (aplikacja, baza danych, magazyn obrazków, archiwum audytu) działa w regionach Unii Europejskiej. Część dostawców wskazanych w pkt 6 (operator płatności, dostawca usług sieciowych, dostawca e-maili transakcyjnych, Google, narzędzia komunikacji wewnętrznej) ma siedzibę w USA lub korzysta z infrastruktury globalnej - w związku z czym dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.
Podstawą takich transferów są standardowe klauzule umowne (SCC) zawarte w umowach powierzenia z tymi dostawcami, a w odniesieniu do dostawców certyfikowanych w programie EU-US Data Privacy Framework - decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony. Informacje o zabezpieczeniach transferów można uzyskać pod adresem contact@signature.cat.
8. Okresy przechowywania danych
| Dane | Okres przechowywania |
|---|---|
| Dane Konta (Użytkownicy, szablony, przypisania, obrazki, ustawienia) | przez czas trwania Umowy; po wygaśnięciu subskrypcji - do czasu usunięcia Konta na żądanie Klienta, nie dłużej niż do upływu terminów przedawnienia roszczeń związanych z Umową (co do zasady 6 lat) |
| Usunięcie Konta (samoobsługowe, w ustawieniach) | trwałe usunięcie danych następuje po upływie 7 dni od zgłoszenia żądania |
| Sesje logowania | 7 dni od ostatniej aktywności, maksymalnie 14 dni od zalogowania |
| Historia wdrożeń sygnatur (w tym adresy e-mail objęte wdrożeniem) | 30 dni od zakończenia zadania |
| Wartości pól sygnatury wprowadzone przez Klienta (funkcja Dane użytkowników) | przez czas korzystania przez Klienta z funkcji; usunięcie następuje natychmiast po skasowaniu wpisu albo wyłączeniu funkcji przez Klienta, a wpisy osób usuniętych z Google Workspace Klienta kasowane są automatycznie w codziennym przeglądzie |
| Dziennik audytu | 365 dni w bazie produkcyjnej; kopia archiwalna na potrzeby bezpieczeństwa i obrony roszczeń - nie dłużej niż 6 lat |
| Wyniki automatycznych testów połączenia z Workspace (preflight) | 90 dni |
| Wewnętrzne zdarzenia operacyjne (powiadomienia zespołu) | 30 dni od dostarczenia |
| Niedokończone przesyłki obrazków (bez zatwierdzenia) | 30 minut, następnie automatyczne usunięcie |
| Rejestr Okresów Próbnych (domena Workspace + data) | przez czas świadczenia usługi Signature.Cat (zapobieganie nadużyciom) |
| Dokumenty rozliczeniowe i księgowe | 5 lat, licząc od końca roku podatkowego (obowiązek prawny) |
| Korespondencja i zgłoszenia | przez czas obsługi sprawy, następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń |
| Dane statystyczne Google Analytics | do 14 miesięcy |
| Dane w trakcie Okresu Próbnego | jak dane Konta (pkt 10) |
Dane pracowników Klienta pobierane z katalogu Workspace nie są przechowywane - przetwarzamy je wyłącznie w chwili renderowania lub wdrażania sygnatury (pkt 3 lit. b). Wyjątkiem są wartości, które Klient wprowadza samodzielnie w ramach funkcji Dane użytkowników; okres ich przechowywania wskazuje tabela powyżej.
9. Prawa osób, których dane dotyczą
Każdej osobie, której dane przetwarzamy jako administrator, przysługują prawa: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia).
Żądania można zgłaszać na adres contact@signature.cat. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w terminie miesiąca (z możliwością przedłużenia o dwa miesiące w sprawach skomplikowanych, o czym poinformujemy).
Każdej osobie przysługuje również skarga do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (uodo.gov.pl).
Jeżeli żądanie dotyczy danych przetwarzanych przez nas w roli podmiotu przetwarzającego (dane pracowników Klienta - pkt 3 lit. b), właściwym adresatem żądania jest pracodawca (Klient) jako administrator tych danych. Przekażemy takie żądanie Klientowi i będziemy wspierać jego realizację.
10. Okres Próbny
Okres Próbny jest w pełni wiążącą umową o świadczenie usług drogą elektroniczną. Dane zbierane w trakcie Okresu Próbnego przetwarzamy na zasadach identycznych jak po przejściu na płatną subskrypcję. Jeżeli Okres Próbny nie zakończy się przejściem na płatny plan, Konto traci dostęp do funkcji Usługi, a dane przechowywane są zgodnie z pkt 8 - Klient może w każdej chwili samodzielnie usunąć Konto (trwałe usunięcie po 7 dniach).
11. Pliki cookies i analityka
Aplikacja app.signature.cat korzysta wyłącznie z plików cookies niezbędnych do działania:
| Cookie | Cel | Okres |
|---|---|---|
__Secure-next-auth.session-token (i techniczne cookies logowania) | utrzymanie zalogowanej sesji (HTTP-only) | do 7 dni od ostatniej aktywności, maks. 14 dni |
NEXT_LOCALE | zapamiętanie wybranego języka interfejsu | 12 miesięcy |
Aplikacja nie używa cookies analitycznych ani marketingowych.
Strona signature.cat korzysta z:
| Cookie | Cel | Okres |
|---|---|---|
sigcat_locale | zapamiętanie ręcznie wybranego języka strony | 12 miesięcy |
_ga, _ga_* (Google Analytics 4) | statystyka odwiedzin | do 24 miesięcy |
Google Analytics 4 (dostawca: Google Ireland Limited) służy wyłącznie do zbiorczej statystyki odwiedzin strony signature.cat (m.in. liczba odwiedzin, źródła ruchu, przybliżona lokalizacja na poziomie miasta). Narzędzie uruchamiane jest wyłącznie po wyrażeniu zgody w banerze zgód na stronie; zgodę można w każdej chwili wycofać, zmieniając ustawienia zgód na stronie lub usuwając pliki cookies. Google Analytics 4 nie zapisuje pełnych adresów IP. Dane zdarzeń przechowywane są w narzędziu maksymalnie 14 miesięcy. Google Analytics nie jest osadzone w aplikacji app.signature.cat.
Nie stosujemy cookies marketingowych ani nie sprzedajemy danych osobowych.
12. Dane z interfejsów API Google
Usługa korzysta z interfejsów API Google (logowanie Google OAuth oraz interfejsy Google Workspace: ustawienia Gmail - zapis i odczyt sygnatury - oraz katalog użytkowników, w zakresach wskazanych w Regulaminie; Usługa nie korzysta z uprawnień dających dostęp do treści wiadomości). Wykorzystanie informacji otrzymanych z interfejsów API Google jest zgodne z Google API Services User Data Policy, w tym z wymogami ograniczonego wykorzystania (Limited Use): dane te wykorzystujemy wyłącznie do świadczenia i ulepszania funkcji Usługi widocznych dla użytkownika (zarządzanie sygnaturami), nie wykorzystujemy ich do celów reklamowych, nie sprzedajemy ich, nie przekazujemy podmiotom trzecim poza zakresem niezbędnym do świadczenia Usługi ani nie wykorzystujemy do trenowania modeli sztucznej inteligencji.
13. Bezpieczeństwo danych (środki techniczne i organizacyjne)
Stosujemy m.in. następujące środki:
- szyfrowanie transmisji TLS na całym ruchu, z wymuszeniem HTTPS (HSTS);
- szyfrowanie tokenów OAuth w spoczynku algorytmem AES-256-GCM, z kluczem szyfrującym przechowywanym poza bazą danych;
- klucze prywatne kont serwisowych przechowywane wyłącznie w usłudze zarządzania sekretami (nigdy w bazie danych, logach ani odpowiedziach API), z pamięciowym buforem wygasającym do 5 minut oraz automatyczną, okresową rotacją kluczy;
- izolację klientów: jedno dedykowane konto serwisowe Google na Klienta oraz ograniczenie każdej operacji na danych do środowiska danego Klienta;
- kontrolę dostępu opartą na poziomach uprawnień, egzekwowaną po stronie serwera dla każdej operacji;
- dostęp serwisowy personelu SignatureCat: zmiany ustawień Konta przez nasz zespół supportu wymagają uprzedniej zgody Klienta, udzielanej przez administratora dedykowanym przełącznikiem w ustawieniach aplikacji; tej samej zgody wymaga podgląd sygnatury zapisanej w skrzynce wskazanego użytkownika, mimo że jest to wyłącznie odczyt; każde działanie supportu, każdy taki podgląd oraz włączenie i wyłączenie zgody są odnotowywane w dzienniku audytu Konta wraz z imieniem i nazwiskiem pracownika, a dostęp w trybie odczytu (diagnostyka) ogranicza się do zakresu niezbędnego do utrzymania Usługi;
- uwierzytelnianie wyłącznie przez Google OAuth (Usługa nie przechowuje haseł); dodatkowe zabezpieczenia logowania, w tym MFA, wynikają z polityki Google Workspace Klienta;
- nagłówki bezpieczeństwa przeglądarki, w tym egzekwowaną politykę Content Security Policy;
- limitowanie ruchu per adres IP na brzegu sieci;
- sanityzację treści sygnatur po stronie serwera (blokada skryptów i niebezpiecznych konstrukcji) oraz weryfikację przesyłanych plików graficznych (wyłącznie PNG/JPEG, kontrola rzeczywistego typu pliku, limit 5 MB, blokada SVG);
- bazę danych w sieci prywatnej, bez publicznego punktu dostępu; kopie zapasowe z możliwością odtwarzania do punktu w czasie;
- dziennik audytu w modelu „tylko dopisywanie" (append-only) oraz wewnętrzne powiadomienia o istotnych zdarzeniach na kontach;
- minimalizację danych: atrybuty pracowników Klienta pobierane z katalogu Workspace nie są przechowywane, a dane kart płatniczych przetwarza wyłącznie operator płatności;
- funkcja Dane użytkowników, stanowiąca świadomy wyjątek od powyższej zasady, jest domyślnie wyłączona, uruchamiana wyłącznie decyzją administratora Klienta, obejmuje tylko osoby wskazane przez Klienta, a jej wyłączenie trwale usuwa wszystkie przechowywane wartości.
14. Naruszenia ochrony danych
W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych dokonujemy oceny ryzyka i - gdy jest to wymagane - zgłaszamy naruszenie Prezesowi UODO w terminie 72 godzin od jego stwierdzenia oraz zawiadamiamy osoby, których dane dotyczą, jeżeli naruszenie może powodować wysokie ryzyko dla ich praw i wolności. Jako podmiot przetwarzający informujemy Klienta (administratora) o naruszeniu dotyczącym powierzonych danych bez zbędnej zwłoki po jego stwierdzeniu.
15. Zmiany Polityki
O zmianach Polityki informujemy z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni - powiadomieniem wyświetlanym w aplikacji po zalogowaniu. Jeżeli żaden Użytkownik Klienta nie zalogował się do aplikacji w okresie 30 dni poprzedzających opublikowanie powiadomienia, możemy dodatkowo przesłać powiadomienie e-mail (wysyłka pomocnicza, niegwarantowana). Zmiany wynikające z przepisów prawa mogą wejść w życie niezwłocznie. Archiwum poprzednich wersji wraz z datami obowiązywania udostępniamy na żądanie przesłane na contact@signature.cat.
SystemAdmin Tomasz Piasecki, ul. Aleje Jerozolimskie 190, 02-486 Warszawa, NIP 1231455439 contact@signature.cat