Gestion des accès et niveaux d'accès
Seules les personnes que vous laissez explicitement entrer peuvent se connecter à SignatureCat : les super administrateurs Workspace (toujours autorisés), les utilisateurs disposant d'un accès direct et les membres des groupes auxquels vous avez accordé l'accès. Tous les autres sont refoulés à la connexion. L'accès se gère sur la page Gestion des accès (Admins uniquement).
Que permet chaque niveau d'accès ?
| Niveau d'accès | Ce qu'il permet |
|---|---|
| Self-service | Définit sa propre signature uniquement à partir des modèles de l'organisation. |
| Self-service + édition | Self-service plus son propre HTML de signature personnalisé. |
| Designer | Modifie les modèles de signature de l'organisation. |
| Editor | Designer plus la gestion des affectations et des tâches d'application, et les notifications dans l'application. |
| Admin | Accès complet, y compris la facturation, la gestion des accès, les données utilisateur, l'accès du support, les domaines d'images et l'assistant DWD. |
Les utilisateurs à partir du niveau Self-service peuvent aussi modifier leurs propres données de signature, mais seulement une fois qu'un Admin a activé la fonction et ouvert le cadenas Édition en self-service - voir Données utilisateur.
Quelques conséquences pratiques :
- Modèles (Signatures) : Designer, Editor, Admin.
- Affectations et Appliquer (Affectations, Appliquer) : Editor, Admin.
- Données utilisateur (l'onglet Données, où des valeurs stockées par utilisateur remplacent l'annuaire Google dans les signatures) : Admin uniquement.
- Accès du support (l'interrupteur qui permet au support SignatureCat d'aider de façon opérationnelle) : Admin uniquement - voir Accès du support.
- Facturation, gestion des accès, domaine d'images personnalisé : Admin uniquement.
- Les Editors voient les notifications dans l'application ; les e-mails d'alerte et de facturation ne vont qu'aux administrateurs.
Qui peut se connecter ?
La connexion se fait uniquement via Google et nécessite un compte Google Workspace de votre domaine. Quand une personne sans accès essaie, elle voit : "Votre compte n'a pas encore accès à SignatureCat. Demandez à un super administrateur Workspace de vous accorder l'accès, puis reconnectez-vous." - et rien n'est modifié dans votre espace de travail.
Les sessions durent jusqu'à 7 jours d'inactivité avec un plafond strict de 14 jours, puis une reconnexion Google en un clic est nécessaire.
Accorder l'accès à un utilisateur unique
- Ouvrez Gestion des accès et cliquez sur Ajouter un accès.
- Sur l'onglet Utilisateur, saisissez l'adresse e-mail (elle doit appartenir à votre Workspace, domaines secondaires inclus).
- Choisissez un niveau d'accès et cliquez sur Enregistrer l'accès.
L'utilisateur reçoit un e-mail d'invitation "Vous avez maintenant accès à signature.cat".
Un accès accordé directement à un utilisateur remplace toujours tout accès de groupe pour cette personne - même si l'accès de groupe est plus élevé.
Accorder l'accès à un groupe Google entier
- Dans le même panneau, passez à l'onglet Groupe.
- Collez l'e-mail du groupe (par exemple
engineering@example.com), choisissez le niveau et enregistrez.
Retirer et modifier l'accès
- Modifiez ou retirez les accès depuis la même page. Retirer un accès bloque la prochaine connexion ; cela ne retire pas une signature déjà appliquée à la boîte.
- Vous ne pouvez pas modifier ni retirer votre propre accès - un autre administrateur doit le faire (l'interface affiche un badge "Vous" à la place des contrôles).
- Les niveaux d'accès ne contrôlent que l'application SignatureCat. Ils n'ont aucun effet sur le compte Google de l'utilisateur.
Laisser les utilisateurs gérer leur propre signature
Accordez aux utilisateurs (ou à un groupe) le niveau Self-service et activez au moins un modèle pour le self-service - le parcours complet est décrit dans Self-service. Si vous voulez aussi que les utilisateurs renseignent leurs propres valeurs de variables, activez les données utilisateur et ouvrez Édition en self-service sur l'onglet Données ; les valeurs qu'ils saisissent vous sont visibles et vous pouvez écraser ou supprimer chacune d'elles.